Evenementenbureau: concept, locatie, uitvoering, PR – taken

Evenementenbureau – Er zijn veel verschillende soorten bureaus, maar één type zul je als model vaker tegenkomen bij castings en bij banen: evenementenbureaus. Of we het nu hebben over modeshows, PR-evenementen of zelfs grote beurzen. Evenementenbureaus zijn verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en uitvoeren van evenementen voor merken en klanten. Hier volgt een klein inzicht in het werk van evenementenbureaus, hun taken en diensten. Terug naar alle Media & Marketing: Bureaus.

Wat zijn de doelen van een evenementenbureau?

Eventmarketing gaat over het promoten van een specifiek onderwerp. Het middel dat hiervoor wordt gekozen is niet de klassieke advertentie, maar een live evenement. Vaak worden bekende mensen uitgenodigd, die er op hun beurt voor zorgen dat andere mensen over het evenement of de media praten.

Wat maakt een evenementenbureau bij jou in de buurt?

Wat doet een evenementenbureau?

Evenementenbureaus begeleiden hun klanten vanaf de eerste planning van een evenement tot en met de volledige organisatie, d.w.z. de voorbereiding en natuurlijk de uitvoering.

Advies voor succesvolle evenementen

Overleg – Het begint allemaal met het overleg. In een eerste gesprek komen de evenementenbureaus erachter wat de doelen en wensen van de klant zijn.

Er komen veel details bij kijken, bijvoorbeeld de gelegenheid van het evenement, wordt er een nieuw product gelanceerd of een jubileum gevierd, is het een personeelsevenement of een evenement in de winkel (POS-marketing). Moeten er extra gasten worden uitgenodigd, zijn er extra’s zoals een modeshow, een muzikaal optreden, komt er een presentatie, hoe zit het met de catering? Er zijn veel vragen waar het evenementenbureau van tevoren met de klant over na moet denken om later het concept te kunnen ontwikkelen.

Met de kennis die is opgedaan tijdens de eerste bijeenkomst, en soms ook tijdens andere bijeenkomsten of het toesturen van extra materiaal en informatiebrochures, is de volgende stap het ontwikkelen van het concept.

De beste marketingbureaus

Nu in FIV Magazine, de top 100 agentschappen:

Conceptontwikkeling: locatie, gasten & C.

Conceptontwikkeling – Tijdens de conceptontwikkeling houden evenementenbureaus al rekening met alle belangrijke variabelen die tijdens een evenement kunnen voorkomen. Dit gaat niet direct over celebrity-passagiers, maar vaker over technologie, stopcontacten, WLAN, verlichtingssystemen, muzieksystemen. Geen enkel evenement is immers geslaagd als de organisatie niet goed is en de gasten klagen over een gebrek aan eten, elektriciteit die niet werkt, problemen bij de ingang.

Van dergelijke technische details, natuurlijk, tot de gastenlijst en de marketing van een evenement via de media. De taken van een evenementenbureau zijn dan ook relatief uitgebreid; het gaat niet alleen om de pure organisatie van het evenement.

Architectuur en evenementenontwerp

Architecture & Event Design – Op het gebied van conceptontwikkeling heb je al veel gelezen over de technische eisen die elk evenement met zich meebrengt. Zelfs een kleine modeshow heeft muziek, een DJ, catering, verlichting, podiumopstelling en nog veel meer nodig. Zodra een concept is goedgekeurd door een klant, is het tijd voor planning, architectuur en evenementontwerp.

Locaties

Evenementenlocaties – Om een evenement echt goed te laten verlopen, heeft het de juiste locatie nodig. Vooral de grootte van de ruimte en de uitstraling van de locatie zijn belangrijk. Als het een high-profile evenement is, wordt eerder aan een villa gedacht; als het een personeelsevenement is, volstaat een zaal. Eenvoudig gezegd.

Ook belangrijk is de juiste grootte van de evenementenlocatie. Stel dat een bepaalde locatie plaats biedt aan 500 mensen en er uiteindelijk 200 genodigden zijn. Dat zou veel ruimte zijn en er erg leeg uitzien. Andersom is het net zo moeilijk, de locatie heeft maar plaats voor 200 mensen en uiteindelijk worden er 300 uitgenodigd.

En technologie komt ook terug in het spel met de locatie van het evenement, idealiter is zoveel mogelijk ter plaatse, stroom, licht, muziek, wifi, misschien zelfs wat keukenapparatuur zodat de cateraar niet alles hoeft mee te brengen. Afhankelijk van wat er is gepland voor het evenement!

Natuurlijk worden influencer-evenementen ook steeds populairder, waarvan sommige op heel bijzondere locaties plaatsvinden, bijvoorbeeld in het Olympisch Stadion in München of soms op de Malediven.

Artiesten boeken

Artiesten boeken – Beroemdheden, beïnvloeders, presentatoren, muzikanten, DJ’s, modellen, op evenementen zijn er veel mensen op zoek naar entertainment en daarom is het boeken van artiesten een van de belangrijkste taken van evenementenbureaus.

Foto- en videodocumentatie

Foto- en videodocumentatie – Wat zou een evenement zijn als niemand ervan wist! Foto- en videodocumentatie van evenementen is belangrijk omdat ze later ook worden gebruikt voor PR (public relations). De foto’s worden bijvoorbeeld naar tv-stations, kranten, vakbladen, andere bloggers en influencers gestuurd, afhankelijk van het soort evenement, van influencer-evenement en productpresentatie tot beursstand of modeshow.

Evenementenbureau: Taken en diensten

Dit waren een paar van de belangrijkste diensten en taken van evenementenbureaus. Dus als je bij je volgende model casting of klus iemand ontmoet die bij een evenementenbureau werkt, dan weet je nu wat de belangrijkste gebieden zijn. Hier is een korte samenvatting voor je:

• Consulting
• Conceptontwikkeling
• Architectuur en evenementenontwerp
• Locaties
• Artiesten boeken
• Licht- en geluidsontwerp
• Foto- en videodocumentatie
• Sponsoring van evenementen

Agentschappen: Marketing, Media & Reclame

Bureaus – Media, Reclame & Marketing, er zijn zoveel verschillende soorten bureaus. Als model werk je met veel bureaus op de set voor fotoshoots, modeshows of commercials. Hier is een klein overzicht voor je.

• Agentschappen